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成功会议主持培训讲义(PPT 58页)_图文


成功会议主持

主要内容
? 为什么要开会 ? 什么是有效的会议 ? 有效会议组织的一般步骤 ? 如何扮演一个成功的会议主持人

什么是会议?
会议是由若干人参加,他们聚到一 起是为了解决问题或作出决定。

为什么要开会?
? 发布政策或指令 ? 交流信息或沟通协调 ? 寻求问题解决方案 ? 人员培训指导 ? 任务的布置或传达 ? 业务总结或回顾

会议的频率:请将下列相关选项用横线连接起来

? A、固定的部门会议 ? B、一对一会议 ? C、处理突发事件的会议 ? D、全体会议

①一般每两月一次 ②随时 ③按需要 ④一般每月一次

考虑其他交流方式
? 电话会议 ? 视频会议 ? 电子邮件 ? 其他

会议效率不高的原因及具体表现

项次

原因

具体表现

(1) 时间 (2) 地点 (3) 开会对象的选择 (4) 主持人的技能

会议安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘 辘,无心开会。
会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打 断,无法正常进行。
必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有 可无的参加者。
会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵 着鼻子跑,无法达到会议意图。

(5) (6) (7)

参会者的技能 会议的准备工作 开会的原因、目的和结果

参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如 何引退,致使会议失败。
开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖 沓而无成效。
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发 现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败。

无效会议的后遗症
? 与会人员会抱有消极态度 ? 借故不参加 ? 会议结论无法有效执行

高效会议的八大特征

有效会议组织的一般步骤
? 会前准备 ? 主持会议 ? 会后跟踪

会前准备
? 检查会议召开的必要性 ? 确定会议的主题及目的 ? 选择会议的类型 ? 确定会议主持人 ? 会议程序和安排准备 ? 参加者的确定和通知 ? 资料事先备妥,会中或会后分发

会前准备
电脑幻灯片制作时要注意: ? 醒目的标题
– 用足够大的字体 – 仅包括重要的单词 – 立意新颖

会前准备
电脑幻灯片制作时要注意: ? 文字易读
– 简明扼要(仅包括重要的单词) – 主题突出 – 注意字体/大小/颜色 – 避免不必要的装饰 – 字数不能过多 – 字句以片语为佳

会前准备
电脑幻灯片制作时要注意: ? 图形视觉
– 线条图/柱形图/圆形图 – 一览表:表格/组织图/过程图/流程图 – 地图/图画/照片

会前准备
? 会议室安排
?会议室宽敞,大小适中(屋长是屏幕的6倍,长*宽=4*3) ?电源/设备到位 ?避免干扰声音 ?通风设备良好、温度适宜 ?采光好、柔和光线 ?座位宽敞,高低适中 ?讲台预留大空间 ?正确的位置安排

会议室安排

(1)

(2) (3)

主持会议
? 营造合适的会议气氛 ? 控制会议主题和时间 ? 安排记录 ? 鼓励参与 ? 寻求反馈 ? 协调与会人的关系 ? 避免冲突或冗长的争论 ? 鼓励及引导会议结果

会后跟踪
? 会议评估、明确会议决议 ? 撰写会议纪要或决议 ? 发送会议纪要或决议 ? 检查落实情况、确定最后期限 ? 协调有关部门的工作 ? 追踪决议事项之进度

如何扮演一个成功的会议主持人

会议主持人的特质

? 思维敏捷、清晰 ? 分析概括能力 ? 中立的态度 ? 无偏见的立场 ? 有耐心、善观察 ? 有协调能力

? 机智灵活 ? 沉着安然 ? 自制力强 ? 善表达 ? 富有幽默感 ? 解决问题的技巧

了解及分析与会者
? 谁将参加此次会议? ? 谁是决策者?其影响力如何? ? 做决定的人对情况的了解程度如何? ? 做决定的人对目前情况的看法如何? ? 是想强化/弱化/改变他的看法? ? 评估做决定的人对建议案会有何种反应? ? 做决定的人是属于哪种类型的? ? 还有谁会参加此次会议? ? 他们会有多大程度上会影响到决定的形成?

会议主持人对自己的了解与分析
? 自己对会议涉及问题所了解的程度如何? ? 自己对会议其他参加者的了解和熟悉程度? ? 自己的观点给其他参与者的信服度有多大? ? 自己是属于哪一种类型的人? ? 自己的观点优势在哪里?有利的一面? ? 自己的观点有哪些部分可能会被挑战的?

会议主持人紧张心理分析
-固有的胆怯 -缺少自信 -缺少经验 -对会议内容缺乏把握 -担心会议不成功会带来的负面效果 -过于但心与会者的反应 -过度负责感 -语言不熟练

如何缓解你的紧张
? 充分的准备 ? 熟悉并检查场地和各种设备 ? 带齐所需资料及辅助材料 ? 对紧张的认识,适度的紧张会产生一定的兴奋
(有益的) ? 正面思考,重新整理思路,但不要太多考虑细节 ? 排除各种干扰因素(如;迟到、空泛私语等) ? 在开场前几分钟,和与会者聊天

如何缓解你的紧张
? 适当使用开场白 ? 调整呼吸/放松肌肉 ? 避免语速过快/过慢 ? 手中持握小件物品 ? 适当走动 ? 心理暗示 ? 上场后,首先环顾四周

开场白
?使用“开场白”的目的
-营造会议的气氛 -吸引与会者的注意 -提出会议的意图 -引出所谈的话题

开场白
?开场白:以什么切入主题(Ice Break)
-自我介绍及认识与会者 -说明此次会议的目的及要达到的效果 -说明这个会议对与会者的重要性 -说明这个会议将涉及哪些内容 -说明将如何展开及安排整个会议 -询问与会者所关心的

开场白
? 开场白:巧妙而独特的方式 -戏剧性的开场白
-询问式的开场白 -笑话/玩笑/游戏式的开场白 -自我介绍 -直截了当式的开场白

掌握议题6个要领
1. 先安排好会议的程序,然后按部就班地进行 2. 了解问题 -当然是了解我们能了解及能解决
的问题 3. 控制及掌握与会者的建议 4. 分析比较要客观,最好要有数据及图形的实
际资料 5. 好的决议应由民主的方式来达成 6. 要保证决议的贯彻与执行

会议主持人的语言表达技巧
?演示中的语言特点
-鲜明的目的性 -感人的艺术性 -谐和的综合性

会议主持人的语言表达技巧
?语言表达时要注意:
-简洁、明了…易于理解
-具亲和力…愿意听,乐于接受 -形象生动…印象深刻,经久不忘 -启发性…思维活跃,富于创造

会议主持人的语言表达技巧
?声音的控制
-说话口齿清晰
-音量必须适当 -语速需要控制 -避免语调平淡 -注意运用语气

会议主持人的语言表达技巧
? 语言的表现力/感染力
-陈述/祈使/疑问/感叹/排比 -举例/顺承/转承/假设/因果 ? 运用不同的转承表现方式来表达情绪 爱与恨、悲与喜、忧与惧、信与疑 ? 运用语气的升、降、平、仄 ? 注意:主次、繁简、呼应、过渡

过渡的技巧
要做到过渡轻松自然不生硬,你可以:
? 用问题激起与会者的兴趣,然后再展开新内容 ? 阐明新内容在整体结构中的地位及其重要性,
从而使与会者明确目的 ? 用与主题相关的幽默、故事或实例来开头/过渡 ? 依靠视听手段或实物来开始过渡

会议主持人的非语言表达技巧
非语言表达功能:
? 有声语言的辅助和补充 ? 具有暗示和替代作用 ? 有助于会议氛围的控制 ? 有助于会议主持人树立良好的个人形象

会议主持人的非语言表达技巧
非语言表达的注意点:
? 尽可能站着讲 ? 尽可能不使用麦克风和讲桌 ? 与与会者保持适当距离 ? 控制表情与格调 ? 保持眼神的接触 ? 适当的走动和手势 ? 穿着打扮得体

会议主持人的非语言表达技巧
视线接触
眼睛会把我们所听到的话的情绪反应透露出来 不注视对方会弱化沟通的效力,甚至会被认为不礼貌

会议主持人的非语言表达技巧
视线接触的方法
选定目标,一次只看一个人 一次一句话 不要逐排逐行的看,避免扫描 避开挑战目光 给重要的人士多一点视线接触

会议主持人的非语言表达技巧
姿势和手势
? 适当走动/手势,但不要成为频繁的兜步者 ? 站直站立,不要长时间倚靠一物体 ? 用手势强调重点 ? 手势要大到全部与会者看得到 ? 手势有变化,不要长时间纠和在一起 ? 动作与动作之间有适当的停顿

暂时结束有争议性的会议

会议的结尾
?归纳与总结 ?了解反应
?解答疑问
?与开场白联系 ?下一步行动计划 ? 结束语

会议主持人“守则”
? 对事不对人 ? 让他人有自信、有“面子” ? 保持建设性互动关系 ? 预见问题并先行处理 ? 以身作则 ? 过分表达个人立场---要客观 ? 替与会者做决定 ? 用威胁口吻表达意见 ? 言之无物

会议主持人“守则”
? 总结会议的目的和主题 ? 让每一个人都讲话 ? 不要让某一个人控制会议或讲无关事宜 ? 安排议题的顺序和控制议题的时间 ? 主要会场的变化及时调整 ? 一旦形成一致,立即结束该问题的讨论 ? 以总结来结束会议、明确各自的任务

小结:有效会议的注意要点(一)
? 不能为了贪图自己的方便,找一堆人来开会 ? 找真正相关的人来开会,不要找专门负责开会的人 ? 千万不能找那些无关、又没有决定权的人来开会 ? 明确会议的具体目的。确定是真正必须的。单向的沟通不需
要要求会议。 ? 考虑会议的替代品,例如备忘录或电话会议 ? 当你必须举办一个会议时,一定要制定会议日程并严格遵守。 ? 明确会议的具体目的。确定是真正必须的。单向的沟通不需
要要求会议。 ? 考虑会议的替代品,例如备忘录或电话会议 ? 当你必须举办一个会议时,一定要制定会议日程并严格遵守。

小结:有效会议的注意要点(二)
? 设定时间期限。准时开始,准时进行,准时结束 ? 允许人们按照是否能对会议做出贡献来自由参加各项日程 ? 开会前就要先发给与会所有人有关会议的资料 ? 要不断控制。不要偏离主题,按目标进行 ? 会议规模不要太大,人数要尽可能地控制 ? 试着站着开会,这样,以很少的时间就会达到很多目的 ? 总结会议结果。阐明和回顾分配的任务 ? 准备跟踪的行动计划。注明必须做什么,谁来做,什么时间
做。会议结束时给每人一份 ? 会议结束时花几分钟时间评价一下会议质量。讨论和认定下
次会议的改进方法

附录:当...…时,如何办?

当...…时,如何办?
? 有人总是迟到 :
– 准时开始 – 谢谢其它人的准时 – 全体共同订立罚则 – 用标语提醒请勿迟到 – 通知他主管

当...…时,如何办?
? 有人总是在接听或打手机 :
– 会议一开始就订立公约关机或者是改成振动 – 准时中间休息 – 休息次数增加,每次时间减少 – 当手机响,会议暂停,用眼神提醒他

当...…时,如何办?
? 有人在打瞌睡:
– 表示出对大家工作辛苦的理解 – 鼓励大家多站起来走动 – 注意室内温度是否太热了 – 增加声音语调抑扬顿挫 – 会议步调加快 – 问与会者问题 – 短暂休息

当...…时,如何办?
? 你不知道答案时:
– 说: “对不起,我不了解这些信息。 ” – 然后:
? 征询与会者中专家的意见 ? 问: “你是怎么想的? ” ? 笼统回答一下问题,并承诺日后会给提问者提供详细
的信息 ? 提供资源

当...…时,如何办?
? 有人问你一个对立的问题时:
– 尊重提问者并避免自我防卫 – 避免与其陷入一场唇枪舌战 – 邀请其在会后同你进行交谈

当...…时,如何办?
? 你提问冷场时:
– 重新复述问题 – 解释沉默 – 请具体人员给予评论

当...…时,如何办?
? 与会者过分积极时:
– 提醒注意“游戏规则 – 提限制式问题 – 要求结合主题发言 – 复述并转移话题 – 征求其他人的意见

当...…时,如何办?
? 有人私下交谈时:
– “你们所谈的内容是否我们大家也应该知道? ”
? 对方错了时:
– “这是看待这个问题的一种方法。” – “我能明白你的意思,但是如何运用到目前的情况
中去? ”

当...…时,如何办?
? 你可能卷入一场争论时:
– 保持冷静 – 倾听!复述。可能时表示赞同
? 你不断被征询观点时:
– 见机行事!需要时回答问题。不然的话,让其他 人参与

当...…时,如何办?
? 对方固执已见时:
– “我们能否暂时谈到这?” – 征询其他人的看法
? 对方不善于表达时:
– 换种说法(复述他/她所讲的话),但不是说: “让 我重复一下! ”
? 对方罗嗦时:
– 用引导的方法进行“打断”

当...…时,如何办?
? 你引导讨论时: – 始终集中注意力于要点
? 采用间歇性小结 ? 作出有效打断 ? 有效地改变方向
– 控制时间

当...…时,如何办?
? 有人攻击其它与会者的意见:
– 对大家的勇于表达谢谢与理解。 – 问其它与会者的看法。 – 重新强调会议公约,尊重每个人的意见,如果没
有马上订定。 – 休息时与他谈谈,请他帮忙,多尊重每个人的意
见。

、书籍是全世界的营养品。生活里没 有书籍 ,就好 像没有 阳光; 智慧里 没有书 籍,就 好像鸟 儿没有 翅膀莎 士比亚 2、书籍使人变得思想奔放。革拉 特珂夫 3、书籍是造就灵魂的工具雨果
4、经验丰富的人读书用两只眼睛 ,一只 眼睛看 到纸面 上的话 ,另一 只眼睛 看到纸 的背面 。歌德 5、我扑在书籍上,就好像饥饿的 人扑在 面包上 。高尔 基 6、书籍是巨大的力量。列宁 7、书人类发出的最美妙的声音。 莱文
8、生活在我们这个世界里,不读 书就完 全不可 能了解 人。高 尔基 9、黑发不知勤学早,白首方悔读 书迟。 颜真卿 10、书是良药,善读之可以医愚 。刘向 11、读书破万卷,下笔如有神。 杜甫
12、在你渴望时,它前来给予详 细指教 ,但是 从不纠 缠不休 。比切 13、书籍是少年的食物,它使老 年人快 乐,也 是繁荣 的装饰 和危难 的避难 所,慰 人心灵 。在家 庭成为 快乐的 种子, 在外也 不致成 为障碍 物,但 在旅行 之际, 却是夜 间的伴 侣西塞 罗
14、过去一切时代的精华尽在书 中。卡 莱尔 15、书籍并不是没有生命的东西 ,它包 藏着一 种生命 的潜力 ,与作 者同样 地活跃 。不仅 如此, 它还像 一个宝 瓶,把 作者生 机勃勃 的智慧 中最纯 净的精 华保存 起来弥 尔顿
16、每一本书都是一个用黑字印 在白纸 上的灵 魂,只 要我的 眼睛、 我的理 智接触 了它, 它就活 起来了 。高尔 基 17、读一本好书,就是和许多高 尚的人 谈话。 笛卡尔 18、读书之于头脑,好比运动之 于身体 。爱迪 生 19、书籍乃世人积累智慧之长明 灯寇第 斯
20、光阴给我们经验,读书给我 们知识 。奥斯 特洛夫 斯基 21、读书有三到,谓心到,眼到 ,口到 。朱熹
22、书籍是青年人不可分离的生 命伴侣 和导师 。高尔 基 23、和书籍生活在一起,永远不 会叹气 。罗曼 罗兰
24、书籍是最好的朋友。当生活 中遇到 任何困 难的时 候,你 都可以 向它求 助,它 永远不 会背弃 你都德 25、书籍通过心灵观察世界的窗 口。住 宅里没 有书, 犹如房 间没有 窗户。 威尔逊 26、读一本好书,象交了一个益 友。臧 克家 27、读万卷书,行万里路。刘彝
15) 时间一天天过去,有时觉得它漫 长难熬 ,有时 却又感 到那么 短促;有 时愉快 幸福, 有时又 悲伤惆 怅。一 天与一 天不同 ,一日 和一日 有别, 仿佛一 昼夜之 间也有 春夏秋 冬之分 。;;阿;巴巴耶 娃 16) 世界上最快而又最慢,最长而又 最短, 最平凡 而又最 珍贵, 最容易 被人忽 视,而 又最令 人后悔 的就是 时间。;;高尔基
17) 在人类生活中,时间刹那而过, 它的本 体是处 于一个 流动状 态中, 知觉是 昏钝的 ,整个 肉体的 构成是 易腐朽 的,灵 魂是一 个疾转 之物, 运气是 很难预 料的, 名望是 缺乏见 识的东 西。;;马 尔库;奥 勒留 18) 时间就是金钱,而且对用它来计 算利益 的人来 说,是 一笔巨 大的金 额。;;狄 更斯
19) 时间会刺破青春表面的彩饰,会 在美人 的额上 掘深沟 浅槽;会 吃掉稀 世之珍!天生丽 质,什 么都逃 不过他 那横扫 的镰刀 。;;莎 士比亚 20) 浪费别人的时间等于是谋财害命 ,浪费 自己的 时间等 于是慢 性自杀 。;;列宁 关于描写时间的名人名言1) 时间是衡量事业的标准。;;培 根 2) 生命是短促的,然而尽管如此,人 们还是 有时间 讲究礼 仪。;;爱献生
3) 历史孕育了真理,它能和时间抗衡 ,把遗 闻旧事 保藏下 来。它 是往昔 的迹象 ,当代 的鉴戒 ,后世 的教训 。;;塞 万提斯 4) 时间是由分秒积成的,善于利用零 星时间 的人, 才会做 出更大 的成绩 来。;;华罗庚 5) 时间是人类发展的空间。;;马克思 6) 在无限的时间的河流里,人生仅仅 是微小 又微小 的波浪 。;;郭 小川 7) 重复言说多半是一种时间上的损失 。;;培 根 8) 开诚布公与否和友情的深浅,不应 该用时 间的长 短来衡 量。;;巴尔扎 克
9) 真正的敏捷是一件很有价值的事。 因为时 间是衡 量事业 的标准 ,如金 钱是衡 量货物 的标准 。;;弗;培根 10) 正当利用时间!你要理解什么,不要舍近 求远。;; 歌德 11) 人的全部本领无非是耐心和时间 的混合 物。;;巴 尔扎克
12) 生命的长短以时间来计算,生命 的价值 以贡献 来计算 。;;裴多 菲 13) 敢于浪费哪怕一个钟头时间的人 ,说明 他还不 懂得珍 惜生命 的全部 价值。;;达尔文 14) 有了朋友,生命才显出它全部的 价值;一 个人活 着是为 了朋友;保持自 己生命 的完整 ,不受 时间侵 蚀,也 是为了 朋友。 友谊要 像爱情 一样才 温暖人 心,爱 情要像 友谊一 样才牢 不可破 。;;穆 尔;约翰
15) 从不浪费时间的人,没有工夫抱 怨时间 不够。;;杰弗逊 16) 不善于利用时间的人,总是首先 抱怨没 有时间 ,因为 他把时 间都耗 费在穿 吃睡和 聊天上 ,去考 虑该做 什么, 而只是 什么也 不去做 。;;拉布 吕耶尔
17) 时间给勤劳者留下串串的果实, 而给懒 汉只留 下一头 白发和 空空的 双手。;;高尔基 18) 在时间的大钟上,只有两个字;;现 在。;;莎士比 亚
19) 好事总是需要时间,不付出大量 的心血 和劳动 是做不 成大事 的。想 吃核桃 ,就是 得首先 咬开坚 硬的果 壳。;;格 里美尔 斯豪森 20) 合理安排时间,就等于节约时间 。──培 根
描写时间的名人名言推荐1) 不管饕餮的时间怎样吞噬着一 切,我 们要在 这一息 尚存的 时候, 努力博 取我们 的声誉 ,使时 间的镰 刀不能 伤害我 们。;;莎士比 亚 2) 少壮不努力,老大徒伤悲。;;《长 歌行》
3) 实际上,没有一种社会形态能够阻 止社会 所支配 的劳动 时间以 这处或 那种方 式调整 生产。;;马克 思 4) 我们若要生活,就该为自己建造一 种充满 感受思 索和行 动的时 钟,用 它来代 替这个 枯燥单 调以愁 闷来扼 杀心灵 ,带有 责备意 味和冷 冷地滴 答着的 时间。;;高尔 基
5) 在老年时,会有许多闲暇的时间, 去计算 那过去 的日子 ,把我 们手里 永久丢 失了的 东西, 在心里 爱抚着 。;;泰 戈尔 6) 在历史急剧转变的关头,往往连先 进的政 党也会 在相当 的一段 时间内 不能理 解新的 局势而 复旧的 口号, 这些口 号在昨 天是正 确要 在 已 成 的 事 业 中 逗 留 着 ! ---巴斯 德(法 国)
我 从 不 想 未 来,它 来得太 快。---爱 因斯 坦(美 国) 等 你 们 六 十 岁的时 候,你 们就会 珍惜由 你们支 配的每 一个钟 头了。 ---爱因 斯坦( 美国)
世 界 上 , 宇 宙中, 有多少 难解的 谜啊……还 是 抓紧时 间工作 吧!---爱 因斯 坦(美 国) 即 使 上 帝 也 无法改 变过去 。---亚 里士多 德(希 腊)
最 有 希 望 的 成功者 ,并不 是才干 出众的 人而是 那些最 善于利 用每一 时机去 发掘开 拓的人 。---苏 格拉底 (希腊 ) 当 许 多 人 在 一条路 上徘徊 不前时 ,他们 不得不 让开一 条大路 ,让那 珍惜时 间的人 赶到他 们的前 面 去 。 ---苏 格 拉 底( 希腊)
一 生 没 有 虚 过,可 以愉快 地死, 如同一 天没有 虚过, 可以安 眠!---达 ·芬奇 (意大 利) 希 望 是 永 远 达不到 的,因 此,人 才希望 ,追求 希望。 ---富兰 克林( 美国)
从 事 一 项 事 情,先 要决定 志向, 志向决 定之后 就要全 力以赴 毫不犹 豫地去 实行。 ---富兰 克林( 美国) 希 望 是 生 命 的源泉 ,失去 它生命 就会枯 萎。---富 兰克 林(美 国) 以 希 望 为 生 的人, 将绝食 而死。 ---富兰 克林( 美国)
每 个 人 都 有 一不的 理想, 这种理 想决定 着他的 努力判 断的方 向。就 在这个 意义上 ,我从 来不把 安逸和 享乐看 做是生 活目的 的本身 ----这种 基础, 我叫它 猪栏的 理想。 照亮我 的道路 ,并且 不断地 给我新 的勇气 去愉快 地正视 生活的 理想, 是善、 美、真 。---爱 因斯 坦(美 国)无 论何时 ,不管 怎样, 我也绝 不允许 自己有 一点灰 心丧气 。---爱 迪生( 美国) 对 我 来 说 , 信念意 味着不 担心。 ---杜威 (美国 )
希 望 贯 穿 一 切,临 死也不 会抛弃 我们。 ---波普 (美国 ) 希 望 永 远 在 人的胸 膛汹涌 。人要 经常感 觉不是 现在幸 福,而 是就要 幸福了 。---波 普(美 国)
毫 无 理 想 而 又优柔 寡断是 一种可 悲的心 理。---培 根( 英国) 只 有 知 道 了 通往今 天的路 ,我们 才能清 楚而明 智地规 划未来 。---斯 蒂文生 (英国 )



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