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2012工厂档案管理制度


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档案管理制度
(一) 总则 第一条 为加强本公司档案管理工作,特制定本制度。 第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值 的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽 存) 。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交 接清楚,不得擅自带走或销毁。 (二) 文件材料的收集管理 第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理 本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条 凡本公司印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被 转发的原件)一律由总经理办公室统一收集管理。 第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归档。 会议文件由会议主办部门收集归档。 1、公司工作人员在外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动核报旅费 时,必须将会议的主要文件资料向档案办理归档手续,档案室签字认可后财务部才给予核报差旅、会务 费。 2、本公司召开的会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手 续,档案室签字认可后财务部才给予报销会议费用。 第七条 各部门专(兼)职文书的职责。 1、了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。 2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归档。每年的2月份前应将归档 文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。 3、承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登 记手续。 (三) 归档范围 第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议 简报、会议记录等。 第九条 等文件材料。 上级机关发来的与本公司有关的通知、决定、决议、指示、条例、规定、计划、规划

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。本公司的请示与上级机关的批复。 第十一条 本公司反映主要职能活动的报告、总结、工作计划、规划、策划、请示、批复、会 议记录、统计报表及简报。 第十二条 信访工作材料。 第十三条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十四条 通过参展、商务谈判及其它管道获取的样品、画册、影像等行业信息。 第十五条 本公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。本公司职工劳动、
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工资、福利方面的文件材料。 第十六条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 (四) 平时归档 第十七条 各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职 文书集中统一保管。 第十八条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归档使用的"案 卷类目"。标注应简明扼要,并编上条款号。 第十九条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整 理,送交本部门专(兼)职文书归档。 第二十条 专(兼)职文书人员应及时将已归档的文件材料,按照"案卷类目"条款,放入平时 保存文件卷夹内"对号入座",并在收发文登记簿上注明。 (五) 案卷质量要求 第二十一条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案室 文书负责组卷、编目。 第二十二条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系, 区别不同的价值,便于保管和利用。 第二十三条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第二十四条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、 转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单 独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。 第二十五条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立 卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最 后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。 第二十六条 卷内文件材料应区别不同情形进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定搞在后;其他文件材料依其形成规律或特 点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第二十七条 卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页 材料正面的右上角,背面的左上角打印页号。 第二十八条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工 整。卷内目录放在卷首。 第二十九条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也 应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

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