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建设工程文件与档案资料管理方案分析ppt(共39页)_图文


建设工程文件和档案 资料管理概述

工程技术资料收集整理,是建筑施工中的一项重要内 容。齐全的工程技术资料,是工程建设及竣工验收的必备 条件,也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和 扩建的原始依据。
工程技术资料收集整理,贯穿整个工程项目的建设过 程,牵涉到参建的方方面面,是一项繁杂的系统工程。
多年来,从鲁班奖到省、市优良样板工程的评审中可 以看到,技术资料的质量往往 滞后于现场实物的质量。 为此,建设部和省、市建设部门反复强调要搞好技术资料 工作,明确指出:任何一项工程如果技术资料不符合标准 规定,则判定该项工程不合格,对工程质量具有否决权。 在评审优良样板时,技术资料不合格,则不再安排现场实 物评审。

一、总说明
1.技术资料必须具有及时、准确、齐全和真实性,客观地 反映工程质量情况。
技术资料是工程的真实记录,它主要由施工人员从施工过 程中采录,经资料员整理而成;而所谓靠资料员“做”资料是 十分错误的。“回忆录”式的整理方法也是不可取的。
2.为防止弄虚作假和违章现象,所有资料的工程名称和建筑 面积、层数,自始至终要一致。
3.技术资料中所引用 的一切法规(规范、规定等)和使用 的一切原材料,必须是当前颁布执行的和允许使用的。

二、工程技术资料的组卷
(一)组卷原则
1、组卷必须遵循其自然形成的规律,按其时间的先后,按其专 业加以排列。
2、单位(子单位)工程原则上按分部工程独立组卷。土建工程 一般可分为:
⑴总目录 ⑵工程建设前期法定建设程序文件 ⑶建筑工程综 合管理资料 ⑷地基与基础工程 ⑸主体结构工程 ⑹建筑装 饰装修工程 ⑺建筑屋面工程 ⑻建筑设备安装工程综合管理 资料 ⑼建筑给水、排水及采暖工程 ⑽建筑电气工程⑾智能 建筑工程 ⑿通风与空调工程 ⒀电梯工程 ⒁竣工验收资料 ⒂竣工图。

(二)组卷规格质量要求
1、案卷采用统一的装具和规格尺寸,文字材料规格宜采用A4幅面 (297mm×210mm)尺寸不同 的要折叠或裱衬成统一幅面。
2、竣工图应是新蓝图,图纸宜采用国家标准图幅。所有竣工图均应 加盖竣工图章(图章内容包括:“竣工图”字样、施工单位、编 制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、 总监。见《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328--2001)。
3、文字材料组卷装订厚度不宜超过30mm,图纸组卷装订厚度不宜 超过40mm。
4、文字材料不得用铅笔、红色和纯蓝墨水,圆珠笔等易褪色材料书 写。
5、原则上不得用复写纸;双面复写纸绝对不能使用。
6、试(检)验报告必须是原件;合格证等可以用复印件,但要注明 原件存放处,复印经手人签名并盖保存单位印章。同时要字迹清 楚、牢固、能长期保存。

(三)建设工程文件和档案资料的验收与 移交
建设工程文件和档案资料的验收
? 城建档案管理机构在进行工程档案预验 收时,应重点验收以下内容:
(1)工程档案齐全、系统、完整; (2)工程档案的内容真实、准确地反映工
程建设活动和工程实际状况; (3)工程档案已整理立卷,立卷符合本规
范的规定;

(4)竣工图绘制方法、图式及规格等符合 专业技术要求,图面整洁,盖有竣工图 章;
(5)文件的形成、来源符合实际,要求单 位或个人签章的文件,其签章手续完备;
(6)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、 托裱等符合要求。

建设工程文件和档案资料的移交
? 列入城建档案馆(室)接收范围的工程,建设 单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档 案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。停 建、缓建建设工程的档案,暂由建设单位保管。
? 对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织 设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程 档案。对改变的部位,应当重新编制工程档案, 并在工程验收后3个月内向城建档案馆(室) 移交。

? 建设单位向城建档案馆(室)移交工程档 案时,应办理移交手续,填写移交目录, 双方签字、盖章后交接。

档案验收归档程序

一、 建设工程文件和档案资料管理的 意义与职责
(一) 建设工程文件和档案资料管理的意义
? (1)按照规范的要求积累而成的完 整、真实、具体的工程技术资料,是工 程竣工验收交付的必备条件;
? (2)工程技术资料为工程的检查、 维护、改造、扩建提供可靠的依据;

? (3)一个质量合格的工程必须要有 一份内容齐全、原始技术资料完整、文 字记载真实可靠的技术资料;
? (4)对于优良工程的评定,更有赖 于技术资料的完整无缺;
? (5)做好建设工程文件和档案资料 管理工作也是项目管理的重要内容;
? (6)建设工程文件和档案资料是建 设单位对建设工程管理的依据。

二、 建设工程文件和档案资料的归档 范围与质量要求
? 建设工程文件归档是指工程文件形成单 位完成其工作任务后,将形成的文件整理立 卷后,按规定移交档案管理机构。
? 对一个建设工程而言,归档有两方面含 义:一是建设、勘察、设计、施工、监理等 单位将本单位在工程建设过程中形成的文件 向本单位档案管理机构移交;二是勘察、设 计、施工、监理等单位将本单位在工程建设 过程中形成的文件向建设单位档案管理机构 移交。

? 归档(putting into record)应符合下列 规定:

?

(1)归档文件必须完整、准确、系统,能够反

映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见表

1.1(P5)。

?

(2)根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段

进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

?

(3)勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整

理立卷后,建设单位、监理单位应根据城建管理机构

的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质

量进行审查,审查合格后向建设单位移交。

? (4)工程档案一般不少于两套,一 套由建设单位保管,一套(原件)移交 当地城建档案馆(室)。
? (5)勘察、设计、施工、监理等单 位向建设单位移交档案时,应编制移交 清单,双方签字、盖章后方可交接。
? (6)凡设计、施工及监理单位需要 向本单位归档的文件,应按国家有关规 定和表1.1的要求单独立卷归档。

三、 建设工程文件和档案资料的组卷

(一) 立卷的原则和方法

?

立卷(filing)是指按照一定的原则和方法,将有

保存价值的文件分门别类地整理成案卷,亦称组卷。案

卷(file)是指由互有联系的若干文件组成的档案保管

单位。

?

立卷的基本原则为:立卷应遵循工程文件的自然形

成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和

利用。一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件 应按单位工程组卷。

? 立卷的方法为:工程文件可按建设程序 划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工 文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程 准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单 位等组卷;监理文件可按单位工程、分部工 程、专业、阶段等组卷;施工文件可按单位 工程、分部工程、专业、阶段等组卷;竣工 图可按单位工程、专业等组卷;竣工验收文 件按单位工程、专业等组卷。
? 立卷过程中宜遵循以下要求:案卷不宜 过厚,一般不超过40mm。案卷内不应有重 份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。

(二) 卷内文件的排列
? 文字材料按事项、专业顺序排列。 同一事项的请示与批复、同一文件的印 本与定稿、主体与附件不能分开,并按 批复在前、请示在后,印本在前、定稿 在后,主体在前、附件在后的顺序排列。 图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺 序排列。既有文字材料又有图纸的案卷, 文字材料排前,图纸排后。

(三) 案卷的编目

? (1)编制卷内文件页号应符合下列规定:

?

①卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号,页号从“1”开始。

?

②页号编写位置:单面书写的文件在右下

角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在

左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

?

③成套图纸或印刷成册的科技文件材料,

自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重

新编写页码。

?

④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编

写页号。

? (2)卷内目录的编制应符合下列规定:

?

①卷内目录式样宜符合图1.2的要求。

?

②序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依

次标注。

?

③责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有

多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”

代替。

?

④文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。

?

⑤文件题名:填写文件标题的全称。

?

⑥日期:填写文件形成的日期。

?

⑦页次:填写文件在卷内文件首页之前。

?

⑧卷内目录排列在卷内文件首面之前。

? (3)卷内备考表的编制应符合下列规定:

?

①卷内备考表的式样宜符合图1.3的要求。

?

②卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、

各类文件页数(照片张数),以及立卷单位对

案卷情况的说明。

?

③卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

?

说明:案卷备考表的说明,主要说明卷内

文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换

情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。

? (4)案卷封面的编制应符合下列规定:

?

①案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用

内封面形式。案卷封面的式样宜符合图1.4的要求。

?

②案卷封面的内容应包括档号、档案馆代号、案卷

题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、

第几卷。

?

③档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由

档案保管单位填写。

?

④档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。

档案馆代号由档案馆填写。

?

⑤案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

?

⑥编制单位应填写案卷内文件的形成单

位或主要责任者。

?

⑦起止日期应填写案卷内全部文件形成

的起止日期。

?

⑧保管期限分为永久、长期、短期三种

期限。

?

⑨密级分为绝密、机密、秘密三种。同

一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为

本卷密级。

? (5)卷内目录、卷内备考表、案卷 内封面应采用 70g以上白色书写纸制作, 幅面统一采用 A4幅面。

保管期限:对档案划定的存留年限。(永 久、长期、短期)
永久:永久 长期:该工程使用年限 短期:20年以下(含20年)

(四) 案卷的装订
? 案卷可采用装订与不装订两种形式。装订应 采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于 保管和利用。装订时必须剔除金属物。
? 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷 盒的外表尺寸为310mm×220mm,厚度分别为 20mm、30mm、40mm、50mm。卷夹的外表 尺寸为310mm×220mm,厚度一般为 20~30mm。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。
? 案卷脊背的内容包括档号、案卷题名,式样 宜符合图1.5。

四、建设工程文件和档案资料的验收与移交

(一) 建设工程文件和档案资料的验收

? 城建档案管理机构在进行工程档案预 验收时,应重点验收以下内容:

? (1)工程档案齐全、系统、完整;

?

(2)工程档案的内容真实、准确地

反映工程建设活动和工程实际状况;

?

(3)工程档案已整理立卷,立卷符

合本规范的规定;

? (4)竣工图绘制方法、图式及规格 等符合专业技术要求,图面整洁,盖有 竣工图章;
? (5)文件的形成、来源符合实际, 要求单位或个人签章的文件,其签章手 续完备;
? (6)文件材质、幅面、书写、绘图、 用墨、托裱等符合要求。

? 整理步骤:分类---立卷---卷内文件排 列----案卷编目(编页号、编制卷内目 录、编制案卷封面、编制卷内备考表)--装订---装盒--案卷排列---编制检索 工具

(二)建设工程文件和档案资料的移交

?

列入城建档案馆(室)接收范围的

工程,建设单位在工程竣工验收后3个月

内必须向城建档案馆(室)移交一套符合

规定的工程档案。停建、缓建建设工程的

档案,暂由建设单位保管。

?

对改建、扩建和维修工程,建设单

位应当组织设计、施工单位据实修改、补

充和完善原工程档案。对改变的部位,应

当重新编制工程档案,并在工程验收后3

个月内向城建档案馆(室)移交。

? 建设单位向城建档案馆(室)移交工 程档案时,应办理移交手续,填写移交 目录,双方签字、盖章后交接。

问题解答
1、档案装具: 一律采用国家标准规定的档案盒(无酸牛皮
纸板卷盒),封面、封底格式统一(格 式要按照国家标准)。 2、装盒问题: 所有档案(包括竣工图)要装盒,选择不 同厚度的盒子,20、30、40、50mm,案 卷厚度不超过20mm,可以少于20mm。

3、卷盒填写问题: 可以用打印好内容的牛皮纸(不能用白
纸)粘贴,也可直接填写。卷盒封面与内 封面要一致。 4、卷内目录、内封面填写: 表格与内容要打印,不能手抄,打印格 式按国标。 5、备考表填写: 表格要打印,除签名外,其它内容可打 印,也可手工填写。

6、竣工文件份数: 一般情况下,竣工图编制两套,竣工文件一套, 重要的两套。一套里面,文件只保留一份,在备 考表上注明档号相互参见。
7、两套如何处理: 两套单独装盒、编号、排列,分别移交不同单位。 不能两套装入一盒内。
8、竣工图编制: 竣工图上要加盖并签署竣工图章,不能只将
设计图图框改为竣工图图框进行复印就为竣工图。 竣工图章格式按国标。

9、立卷方法: 在分类的基础上,文件一般按问题
立卷,文件少,相同或相近问题可合并 组卷;图表按工序,结合文件名称(相 同名称表格)组卷;竣工图按专业。 项目上的收发文属于归档范围内的,要 按城市档案立卷方法立卷,和其它项目 文件一起统一编号,不能单独作为文书 档案看待。不属归档范围内的,可不立 卷,即使立卷,也作为资料对待,不和 项目文件一起编号。项目结束后可按规 定造册销毁。

10、卷号编写: 在最低一级分类类目下,案卷号从1开始为
一个流水号。册号下的顺序号并不是卷号。 11、页号编写:
每一卷从1开始为一个连续页号,各卷之间 不连续编页号。成套图样或原已装订成册的文 件,有完整页号的,可不打页号,没有页号, 或页号缺损的,要重打页号。用页号机打,不 用铅笔。 一卷中只有一份文件的,有页号,可不打页号 收发文的页码没有连续的,要重打页号。

12、装订问题:
装订时文件、图纸上不能有金属物,一律用 棉线装订,不能用装订针、胶带纸、胶水。装 订时三孔距离要匀称、各卷保持一致。一般取 中间位置,上下各间隔75mm,左边距10mm.用牛 皮纸做纸样。用打洞机打洞,针眼不能太大。 线头装订在反面。
装订可整卷装订,也可单份文件装订。单 份装订的要在文件首页右上角加盖档号章。

第一章 小 结
本章小结: 本章通过对建筑工程资料管理基础知识的学习,使学生对工程建设全过程中各个阶段资料管理
的内容、意义、职责有了初步的认识;对各个阶段工程文件归档的范围、内容、质量要求和保管期限 有所掌握,为后几章的学习打下基础。此外本章还具体学习了文件组卷的方法和内容,使学生通过学 习和模拟实践能够完成工程项目文件归档和移交的具体工作。 复习思考题: 1、建筑工程、建筑工程资料的概念。 2、建筑工程资料的形成阶段和内容。 3、建筑工程资料的特征。 4、建筑工程资料的重要性。 5、简述建筑工程资料管理的内容。 6、工程建设全过程中不同阶段资料管理的职责各是什么? 7、什么是工程文件的归档?分阶段叙述文件归档的内容。 8、按规范要求折叠工程图纸。 9、按照文件组卷的要求,对工程文件进行模拟组卷,并进行模拟验收与移交。

THE END
谢谢大家



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